GDPR – General Data Protection Regulation

Introduzione:

Il Regolamento Generale sulla protezione dei dati (GDPR) è il quadro giuridico per il trattamento dei dati personali in Europa, a partire dal 25 maggio 2018. Contrariamente alla direttiva 95/46/CE precedentemente in vigore, il GDPR ha un’applicazione diretta in tutta l’Unione Europea e non necessita di trasposizioni nazionali. In quanto tale, promuoverà l’armonizzazione dei regimi giuridici nell’ambito della protezione dei dati personali in Europa. Meglio ancora, il GDPR ha un principio di extraterritorialità che consente, in determinate circostanze, di estendere il suo perimetro di applicazione al di fuori dei confini europei. Se nella tua struttura vengono trattati dati personali, ci sono buone probabilità che tu sia soggetto alle disposizioni del GDPR e pertanto dovrai adempiere ad alcuni obblighi. Lo stesso vale per Raqs Costumes, che avrà vincoli diversi a seconda della sua posizione: come incaricato o come responsabile del trattamento dei dati.

Definizioni:

Comprendere un regolamento europeo non è sempre facile, specialmente quando contiene 99 articoli, 173 considerando e molte linee guida per renderlo più chiaro, ma è essenziale per evitare qualsiasi rischio derivante da un’errata interpretazione degli obblighi normativi. Pertanto, la comprensione delle seguenti espressioni è essenziale:

• Dati personali: qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile.
È considerata una persona fisica identificabile, una persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente.
• Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni eseguite con o senza il supporto di processi automatizzati e applicate a dati o insiemi di dati personali (raccolta, registrazione, trasmissione, storage, conservazione, datamining, consultazione, utilizzo, interconnessione, ecc…).
• Responsabile del trattamento dei dati: persona fisica o giuridica, autorità pubblica, servizio o altro organismo che, da solo o con altri soggetti, determina i mezzi e le finalità del trattamento.
• Incaricato del trattamento dei dati: persona fisica o giuridica, autorità pubblica, servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del responsabile del trattamento.

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Raqs Costumes come incaricato del trattamento dei dati

Questo è certamente il caso in cui le aspettative su Raqs Costumes sono più incisive.

Raqs Costumes riveste il ruolo di “incaricato del trattamento” quando tratta dati personali per conto di un responsabile del trattamento.
È la situazione che si verifica quando si utilizzano i servizi Raqs Costumes e si archiviano i dati personali sulla infrastruttura Cloud da noi prescelta (l’infrastruttura di Crazynetwork).

Entro i limiti dei suoi vincoli tecnici, tratteremo i dati ospitati esclusivamente secondo le indicazioni del cliente, e per Suo conto.

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L’impegno di Raqs Costumes in qualità di Incaricato del trattamento dei dati

Nel ruolo di Incaricato del trattamento dei dati, Raqs Costumes si impegna in particolare a eseguire le seguenti azioni:

• trattare i dati personali esclusivamente ai fini della corretta esecuzione dei servizi: non utilizzeremo mai le informazioni del cliente per altri scopi (marketing, ecc…).
• non trasferire i dati del cliente al di fuori dell’UE o al di fuori di Paesi riconosciuti dalla Commissione Europea come possessori di un livello di protezione sufficiente.
• informare il cliente di qualsiasi eventuale ricorso ad altri incaricati che potrebbero trattare i suoi dati personali anche se, ad oggi, nessun servizio che preveda l’accesso ai contenuti archiviati dall’utente viene esternalizzato al di fuori del nostro “perimetro”.
• implementare standard elevati di sicurezza al fine di garantire un alto livello di sicurezza ai nostri servizi.
• Avvisare i clienti il prima possibile in caso di violazione dei dati.
• Assistere il cliente nell’adempiere ai suoi obblighi normativi fornendo un’adeguata documentazione dei nostri servizi.

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FAQ: Raqs Costumes in qualità di incaricato del trattamento dei dati

1. Chi è il proprietario dei dati personali utilizzati e archiviati dal cliente nell’ambito dei nostri servizi?
I dati archiviati dal cliente che si avvale dei servizi Raqs Costumes restano di proprietà del cliente. Raqs Costumes non accede a questi dati né li utilizza, se non quando è strettamente necessario e nei limiti dei propri vincoli tecnici. Raqs Costumes rispetta l’obbligo di non rivendere questi dati, né di utilizzarli per scopi personali (come datamining, profilazione o attività di direct marketing).

2. In quali casi Raqs Costumes può accedere ai dati archiviati e utilizzati dal cliente nell’ambito dei nostri servizi?
Raqs Costumes accede ai dati soltanto in due situazioni:

  • ai fini dell’esecuzione dei servizi e in particolare per ottimizzare l’assistenza ai clienti nel momento in cui contattano il Supporto di Raqs Costumes.
  • In questo caso, gli accessi ai dati degli utenti rimangono controllati grazie ad autorizzazioni specifiche e particolari misure di controllo e sicurezza;
  • per adempiere agli obblighi legali nel contesto di richieste giudiziarie e/o amministrative, rigorosamente controllate.

Accesso in caso di intervento da parte del Supporto Raqs Costumes:

Quando il cliente contatta il nostro Supporto, a seconda dell’oggetto dell’assistenza, è possibile accedere a due categorie di dati.
Da un lato, per gestire al meglio la richiesta del cliente, il Supporto prende atto delle informazioni fornite dall’utente durante la creazione del proprio account (cognome, nome, numero di telefono, indirizzo email, ecc…).
Dall’altro lato, soltanto su espressa richiesta del cliente, e fatti salvi i vincoli tecnici specifici di ciascun servizio, il Supporto può avere accesso ai dati archiviati dall’utente sui nostri servizi, al fine di identificare l’origine del problema riscontrato ed eventualmente poterlo risolvere.

Accesso in caso di una richiesta da parte delle autorità giudiziarie e/o amministrative:

Al fine di agire in conformità con le normative vigenti, Raqs Costumes è tenuta a rispondere alle richieste delle autorità giudiziarie e/o amministrative. Poiché le domande di accesso sono soggette a un rigido regime legale, Raqs Costumes le autorizza soltanto dopo averne verificato la validità. Inoltre, finché la richiesta o la legge non lo vietano, Raqs Costumes si impegna ad avvisare il cliente di questo tipo di richiesta appena possibile. Le domande provenienti da un Paese terzo vengono trattate soltanto se basate su un accordo internazionale, come un trattato di reciproca assistenza giudiziaria, in vigore tra il Paese terzo richiedente e l’Unione Europea o uno Stato membro.

3. Quali sono gli impegni di Raqs Costumes sulla localizzazione dei dati?

Quando un servizio consente al cliente di archiviare i dati, Raqs Costumes lo informa della posizione o area geografica in cui si trova il datacenter.
Questa informazione si trova sul nostro sito Web oppure può essere fornita dal Supporto di Raqs Costumes (o Crazynetwork).
Quando sono disponibili diverse localizzazioni, il cliente ha la possibilità di selezionare quella che preferisce al momento dell’ordine.
L’ubicazione dei datacenter utilizzati è concordata con il cliente in fase d’ordine.
Ad esclusione di alcune condizioni specifiche relative a determinati servizi, a Raqs Costumes non è consentito modificare, senza l’accordo del cliente, la localizzazione o la zona geografica concordata durante l’ordine.

4. I dati dei clienti europei di Raqs Costumes vengono trasferiti al di fuori dell’Unione Europea?

Esistono due diversi scenari, a seconda delle scelte fatte dal cliente riguardo alla localizzazione dei datacenter in cui archiviare i propri dati.
Nel primo caso, il cliente sceglie un servizio in cui vengono utilizzati uno o più datacenter in Italia e/o nell’Unione Europea.

I dati del cliente non verranno mai trasferiti al di fuori di:

  • Paesi dell’Unione Europea
  • Paesi riconosciuti dalla Commissione Europea come aventi un livello sufficiente di protezione dei dati personali relativamente alla tutela della privacy, alla libertà e ai diritti fondamentali delle persone.
  • L’elenco di questi Paesi può essere consultato in qualsiasi momento sul sito Web della Commissione Europea.

A seguito dell’annullamento dell’accordo Safe Harbor, e sebbene la Commissione Europea ritenga che le organizzazioni americane che fanno parte del Privacy Shield abbiano un livello di protezione sufficiente, Raqs Costumes non trasferisce mai verso gli Stati Uniti d’America i dati dei clienti che hanno selezionato un datacenter nell’Unione Europea.

Raqs Costumes si riserva inoltre il diritto di affidare alcuni servizi di Supporto che potrebbero richiedere l’accesso remoto ai dati del cliente, ad altre entità situate in Paesi riconosciuti dalla Commissione Europea con un livello di protezione sufficiente (esclusi gli Stati Uniti).

Grazie alle garanzie offerte da Raqs Costumes in termini di trasferimento dei dati, il cliente è in grado di adempiere ai propri obblighi normativi.

L’articolo 45 del GDPR, che determina i casi di “trasferimenti sulla base di una decisione di adeguatezza”, stabilisce che il trasferimento di dati personali verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale è ammesso se la Commissione ha deciso che il Paese terzo, un territorio o uno o più settori specifici all’interno del Paese terzo, o l’organizzazione internazionale in questione garantiscono un livello di protezione adeguato. In tal caso il trasferimento non necessita di autorizzazioni specifiche.

Nel secondo caso, il cliente sceglie un servizio in cui viene utilizzato un datacenter al di fuori dell’Unione Europea.

È evidente che i dati vengano trasferiti al di fuori dell’Unione Europea.

La localizzazione o l’area geografica dei datacenter utilizzati nel servizio, sono comunicate nel nostro sito Web.

Quando sono disponibili più localizzazioni, il cliente seleziona quella che preferisce.

A Raqs Costumes non è consentito modificare, senza l’accordo del cliente, la localizzazione o la zona geografica concordata durante l’ordine.

Per supportare i clienti che intendono trattare dati personali presso datacenter situati al di fuori dell’Unione Europea, in un Paese che non fornisce un livello adeguato di protezione, Raqs Costumes può, su richiesta, discutere l’applicazione delle garanzie che consentono il trasferimento di questi dati come previsto dall’articolo 46 del GDPR “Trasferimenti soggetti a garanzie adeguate”.
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L’impegno di Raqs Costumes in qualità di Responsabile del trattamento dei dati

Rivestiamo il ruolo di “Responsabile del trattamento dei dati” quando determiniamo i mezzi e le finalità del trattamento di dati personali.

È il caso in cui Raqs Costumes raccoglie i dati per fatturazione, miglioramento del servizio e delle prestazioni, operazioni di vendita, gestione commerciale, ecc…, ma anche quando tratta i dati personali dei propri dipendenti.

In questo caso, i dati del cliente ospitati sui servizi Raqs Costumes, non sono interessati, diversamente da alcune informazioni che lo riguardano o dei suoi dipendenti (ad esempio informazioni relative a identità e coordinate del tuo contatto in Raqs Costumes nell’ambito di una richiesta di Supporto).

Questo è il motivo per cui Raqs Costumes ci tiene a spiegare le garanzie messe in atto per assicurare la protezione di questi dati personali:

limitare la raccolta dei dati a quelli strettamente necessari: così facendo, quando si ordina un servizio si inseriscono soltanto i dati richiesti da Raqs Costumes per fornire prestazioni relative alla fatturazione, all’assistenza o adempiere agli obblighi legali nell’ambito della conservazione dei dati.

  • non utilizzare i dati personali per scopi diversi da quelli per cui sono stati originariamente raccolti.
  • conservare i dati personali per un periodo limitato.
  • Ad esempio, i dati trattati per scopi relativi alla gestione delle relazioni tra i clienti e Raqs Costumes (cognome, nome, indirizzo, email, ecc…), sono conservati dall’azienda per l’intera durata del contratto e i successivi 36 mesi.

Alla fine di questo periodo, vengono definitivamente cancellati da tutti i supporti e backup.

  • non trasferire questi dati a terzi che non facciano parte delle società collegate a Raqs Costumes che sono coinvolte nell’esecuzione del contratto.
  • implementare adeguate misure tecniche e organizzative al fine di garantire un alto livello di sicurezza.